Equipos virtuales de gestión de incidentes en respuesta a derrames de petróleo en Australia
Por ahora, la mayoría de nosotros estamos navegando con éxito reuniones remotas, talleres y capacitación en una variedad de plataformas ... pero ¿podrían estos sistemas intensificarse para hacer frente a la multitud de interacciones complejas y de ritmo rápido involucradas en la respuesta a incidentes?
Los equipos virtuales, formados por personas en diferentes ubicaciones físicas, han pasado de un modelo de negocio rentable a una necesidad impulsada por la pandemia. Durante las últimas ocho semanas, OSRL ha realizado y participado en múltiples ejercicios de derrame de petróleo para probar IMT virtuales. Los aprendizajes de estos ejercicios se aplican aquí al contexto australiano. Los puntos clave que se analizan a continuación incluyen vínculos con personal interestatal y regional y la necesidad de personal adicional.
Australia ha luchado durante mucho tiempo con la necesidad de mantener una capacidad de respuesta adecuada equilibrada por una inmensa costa y un riesgo relativamente bajo de derrames. Los modelos de respuesta generalmente se basan en acuerdos de cooperación para el personal, donde la ayuda mutua se proporciona a través de grupos como el Equipo Nacional de Respuesta y los Grupos Centrales de la Industria. Las IMT virtuales aumentan el alcance de la cooperación interinstitucional, ya que el personal de diversas ubicaciones geográficas podría prestar asistencia sin necesidad de viajes, compromisos a tiempo completo o centros de control de incidentes de gran tamaño. Entre las funciones que se benefician especialmente de los arreglos virtuales figuran los respondedores experimentados, que pueden seguir y proporcionar orientación a las funciones clave de las IMT, y los expertos en la materia para obtener asesoramiento técnico específico. Las operaciones de veinticuatro horas podrían ser asumidas por personal en diferentes zonas horarias.
Los arreglos de trabajo virtuales podrían servir para fortalecer los vínculos entre el Centro de Control de Incidentes y la Base de Operaciones Avanzadas. Los trabajadores remotos informan que disfrutan de estar en "igualdad de condiciones" con sus colegas urbanos en equipos virtuales. Una competencia universal en el trabajo a distancia puede permitir que las IMT virtuales involucren mejor al personal en el lugar de los hechos en el proceso de planificación de la acción contra incidentes.
Dado que las IMT tradicionales para las respuestas australianas a menudo se establecen lejos de la ubicación del derrame, es difícil dar al conocimiento local el énfasis que merece. Las IMT virtuales crean una mejor plataforma para involucrar al personal regional, incluidos los organismos gubernamentales locales, los contratistas locales y los grupos indígenas. Esto puede mejorar la capacidad de un IMT para hacer frente a los desafíos únicos y prácticos en partes remotas de Australia, como las mareas, la fauna marina peligrosa y el acceso.
Además de obtener acceso a respondedores con habilidades y conocimientos específicos, las IMT virtuales pueden requerir un mayor número de personal para garantizar que el equipo funcione eficazmente y se mitiguen las limitaciones de la tecnología de la información (TI).
Durante los ejercicios virtuales del IMT, los participantes informaron dificultades para mantener su conciencia situacional. Es probable que mantener el conocimiento de la situación en las IMT virtuales sea una actividad que requiera más tiempo, que requiera sesiones informativas más frecuentes y detalladas y más tiempo asignado a la actualización y verificación de las pantallas en línea, lo que podría reducir la productividad del equipo.
Los factores de TI en un entorno de trabajo virtual son difíciles de controlar, ya que algunos problemas de TI están relacionados con la conectividad local de telecomunicaciones y el acceso a la energía más allá del control de la agencia de respuesta. Dada la mayor probabilidad de que surjan problemas informáticos en las IMT virtuales, se requerirán disposiciones adicionales. Por ejemplo, el personal adjunto debe ser nominado y preparado para dar sesiones informativas y tomar decisiones, en caso de que la persona principal no pueda "marcar".
Es probable que la plataforma de software IMT virtual elegida por una organización se personalice para permitir las comunicaciones dentro de equipos preestablecidos, como Planificación, Operaciones y Logística. Si bien esto facilita buenos flujos de información dentro de los equipos, los participantes del ejercicio han informado de flujos de información inadecuados entre los equipos. El uso de oficiales de enlace designados que se desplazan de un equipo a otro tuvo cierto éxito en la mitigación de este problema y la restauración de un efecto de "gominola", donde la información fluye constantemente entre los equipos.
Los participantes en el ejercicio también observaron que el calendario y la calidad de los documentos de varios autores mejoraron considerablemente cuando los "oficiales de documentación" dedicados coordinaron el proceso cruzando los límites del "equipo" para servir de enlace con los autores, verificar las revisiones e impulsar los plazos.
Si las IMT virtuales requieren más personal, esto impulsará aún más la provisión de personal más allá de una agencia o ubicación geográfica. Como resultado, los respondedores necesitarán un nivel de competencia en todas las plataformas comunes de software de equipo virtual, ya que ninguna plataforma única se adaptará a todas las organizaciones.
Estos hallazgos muestran algunas oportunidades y desafíos que probablemente enfrentarán las IMT virtuales. Dos formas clave de identificar y mitigar los desafíos son:
- incorporar sistemas o procesos IMT virtuales en las tareas cotidianas; y
- probar sistemas y procesos IMT virtuales en ejercicios basados en escenarios.
Al igual que las IMT tradicionales, la eficacia de las IMT virtuales mejorará mediante la familiarización y la mejora continua. Si bien las IMT virtuales conllevan importantes desafíos técnicos e interpersonales, pueden ser inevitables, por lo que la preparación es esencial.
Aunque las restricciones de Covid-19 se están relajando actualmente, aún podemos transferir los aprendizajes sobre las IMT virtuales a un modelo australiano mejorado. Puede ser que el IMT más eficaz para el contexto australiano sea un híbrido de arreglos tradicionales y virtuales.
OSRL continúa trabajando en este espacio, así que busque un Anexo a nuestro Manual de Gestión de Incidentes para reflejar los aprendizajes sobre la puesta en marcha de un IMT virtual.
