Principais dicas para o que faz um ótimo exercício

Alguns fundamentos devem formar a base de todos os exercícios. Provavelmente, o mais importante é definir o propósito e os objetivos, seguidos muito de perto pela definição da data. Definir a data e garantir que você reservou instalações adequadas é essencial. Você acerta em cheio, e o resto é fácil! 

Em nossa experiência, a necessidade de testar ou treinar equipes impulsiona os exercícios. Consequentemente, o objectivo do exercício constitui os principais objectivos.  

Os objetivos direcionam muito do conteúdo. É crucial que você não tenha muitos. Se puder, limite os objetivos a entre três e cinco. Se você tiver mais do que isso, seu exercício se tornará excessivamente complexo. 

O Guia de Boas Práticas da ipieca/IOGP fornece orientações sobre a construção de um programa de exercícios e é um recurso inestimável. 

Pratique a resposta a cenários realistas para melhorias contínuas

Todos os exercícios são tipicamente baseados em cenários; se você tem um cenário, torne-o realista. 

Certifique-se de que as pessoas que estarão executando um incidente real estejam nessas funções para um exercício. Os líderes seniores muitas vezes evitam o exercício devido a negócios ou preocupações com a perda de rosto se cometerem erros. Onde essas pessoas arranjam tempo, certifique-se de que elas sejam totalmente versadas em seu papel e não tenham medo de feedback. 

No SIMCELL – é essencial garantir que os principais intervenientes, como o capitão do navio ou um OIM, sejam desempenhados por aqueles que estiveram nesses papéis ou ainda estão neles. É um papel tão técnico e tão exigente em termos de base de conhecimento que é um desafio acertar. Faz tanta diferença para os delegados do exercício falar com alguém reagindo como na vida real. 

Você também pode usar o exercício para entrar em contato com partes interessadas externas, como contratados, pois ajuda a trazer um senso de realismo sobre quanto tempo levará para assinar contratos, validar detalhes de contato e mobilização e quais serão os vários bloqueadores. É importante deixar claro que é um exercício. 

Uma consideração adicional. Os jogadores de papel nem sempre precisam estar no SIMCELL. Depende dos seus objetivos. Vimos SIMCELLs, que envolveram entidades governamentais no passado, e eles funcionaram bem. No entanto, a organização estava suficientemente madura em termos de sua capacidade, então eles sentiram que não havia problema em cometer alguns erros na frente do regulador. Talvez seja algo que você talvez não faria se estivesse começando o caminho para a construção de capacidades. 

As implantações de campo são outra maneira de adicionar realismo, simultaneamente ou separadamente ao exercício principal. Ambos têm vantagens e desvantagens. Se você ainda está desenvolvendo equipes, separar o exercício offshore e executá-lo de antemão é provavelmente o melhor. Dessa forma, você pode dar um feedback relativo sobre quaisquer suposições incorretas, como "estará lá em 5 minutos" ou "sim, esse kit foi mantido na semana passada e está funcionando sem problemas". 

Use dados reais sempre que possível – o clima atual, a disponibilidade de frete, a prontidão do equipamento e outros fatores relevantes. A tentação de "trapacear" em um exercício às vezes pode ser esmagadora, mas essas são todas as restrições que você encontrará em um incidente do mundo real, então jogue-as de verdade aqui. Observe que uma exceção pode ser o clima e as correntes se o exercício for testar um cenário específico em seu plano. 

Encenar uma conferência de imprensa é fantástico para focar a mente. Isso ajuda a conduzir o exercício quando as pessoas sabem que estarão de frente para as câmeras muito em breve. Pode ajudar se a conferência de imprensa for a última sessão do dia, porque as pessoas geralmente estão mentalmente exaustas no final dela. Gravar esta sessão pode ajudar, pois fornece material útil durante o feedback mais tarde, especialmente se exercitar seu gerenciamento de mídia for um objetivo do exercício. 

Planeje bem, mas não compartilhe o plano  

Os designers de exercícios tentarão tecer várias considerações em jogo. Os elementos a considerar incluem: 

• Verifique a capacidade.
• As equipes estão prontas para a fase de testes?
• Quais são as prioridades?
• Alguma atividade de cortesia?
• Exercícios obrigatórios/regulamentares?
• Problemas de rota? Garantir experiências iguais?
• Integrar novos membros da equipe?  

Fundamental para um bom exercício é uma equipe dedicada executando o exercício, que o planejou bem e tem injetes prontos para alimentar para manter o ritmo alto é crítico. No entanto, não há necessidade de os participantes, incluindo aqueles em um nível sênior, saberem esse plano com antecedência.  

Não tenha medo de ter saltos no tempo, mas use-os com cuidado 

A maioria dos incidentes gera uma enorme quantidade de informações e requer várias discussões e decisões. Essa quantidade é difícil de replicar em um exercício se você incluir um salto no tempo. Há o potencial para o exercício se tornar confuso. As pessoas podem ter dificuldade em determinar as decisões tomadas e o estado atual do "incidente". 

Se um exercício tem um salto no tempo depende do objetivo e das partes do plano que você precisa exercitar. Pode ser necessário ter alguns saltos de tempo em sua broca. Se um salto no tempo for necessário, use os saltos temporais com sabedoria e não os use para resolver magicamente um problema não resolvido do início do exercício.  

Não existe tal coisa como um exercício ruim, apenas um acompanhamento ruim

Não há como fugir do fato de que há muito pouco sentido em testar o sistema se a organização não aprender e repetir o mesmo erro.  

Mantenha o debriefing razoavelmente curto. As pessoas geralmente estão cansadas após o exercício e seus cérebros podem ficar desgastados. O sistema experimentado e testado de "três pontos positivos e três pontos para melhoria" parece funcionar bem. 

Capturar os pontos de feedback em tempo real em uma tela pode economizar muito tempo e minimizar mal-entendidos, pois todos conseguem ver o feedback enquanto ele é escrito, que pode entrar no relatório principal. Se você puder - realize um workshop pós-exercício para desenvolver e endossar um plano de ação. 

Testar a abordagem de "Corações e Mentes" pode trazer grandes recompensas 

A ligação e o envolvimento da comunidade sempre foram importantes. É fundamental colocar a comunidade local do seu lado, trabalhar em colaboração com eles, comunicar-se com eles e, mais significativamente, tranquilizá-los de que você está conduzindo a resposta à poluição de forma responsável. 

Deixar uma marca positiva indelével na comunidade é crucial para a sua resposta. A abordagem de "corações e mentes" pode parecer artificial, mas é tão crítica para uma resposta bem-sucedida quanto uma praia limpa. É essencial levar isso em consideração em seu planejamento e teste de exercícios. 

Descobrindo as 'incógnitas'

Para citar Donald Rumsfeld, "Nós sabemos, há conhecidos conhecidos; há coisas que sabemos que sabemos. Também sabemos que existem incógnitas conhecidas; ou seja, sabemos que há algumas coisas que não sabemos."  

A famosa citação de Donald Rumsfeld sobre incógnitas é significativa nos exercícios. Há muitas questões desconhecidas que podem nos desafiar durante uma resposta; às vezes conhecido e às vezes desconhecido. Identificar essas incógnitas pode significar a diferença entre fazer certo e errado, como mostra nosso exemplo a seguir. 

"Desconhecidos desconhecidos" surgiram durante um exercício offshore na Líbia. O objetivo do exercício foi testar a capacidade da equipe de implantar o equipamento de contenção e recuperação. Essa atividade era algo que a equipe offshore fazia há anos sem problemas. Eles tinham ido sem problemas, mas por uma razão fundamental – os exercícios eram apenas para mostrar e não testaram todo o sistema. Uma vez que a equipe mudou sua abordagem, eles encontraram muitos problemas que teriam causado problemas reais durante um incidente, as embarcações eram muito pequenas, as mangueiras eram muito curtas e os conectores não se conectavam!   

A equipe fez algumas recomendações e, da próxima vez que participaram da implantação, corrigiram os problemas, o que significa que foram muito mais capazes de conter e recuperar o óleo de forma eficaz. 

Ao longo dos exercícios, você deve sempre se perguntar: 

Quando o foco se torna visão de túnel

A visão de túnel pode ser um problema durante incidentes, mas pode ser testada durante os exercícios. Em 1995, Kenneth Conley, um policial de Boston, foi condenado por perjúrio e obstrução porque estava perseguindo um suspeito e não havia notado um grupo de policiais espancando alguém, embora ele tenha passado por eles a poucos metros de distância.  

Há muito mais na história, mas o ponto crítico é que Conley jurou no tribunal que não viu a luta, então o júri decidiu que ele deveria estar mentindo. No entanto, um pesquisador chamado Chris Chabris colocou o álibi à prova e conduziu seus experimentos. Ele pediu aos voluntários que seguissem alguém correndo e contassem o número de vezes que a pessoa tocou a cabeça enquanto corria. Muitos deles não sabiam que havia uma luta encenada em plena luz do dia bem ao lado do caminho. 40% das pessoas que seguiram o corredor não viram a luta encenada, e Chris Chabris provou que era plausível que o policial Kenneth Conley tivesse sofrido cegueira por desatenção. 

Em outro exemplo de visão de túnel, alguns anos atrás, a empresa ferroviária francesa SNCF foi vítima dos desafios da tecnologia. Eles estavam executando um exercício e testando aspectos do gerenciamento de mídia. Este cenário foi um incidente de trem mortal envolvendo a trágica perda de vidas de muitas pessoas.  

A SNCF estava tão focada em se comunicar que eles colocaram os detalhes em seu site. Eles não perceberam que este site foi publicado e disponível ao público. Sem as palavras "exercício" em negrito ao longo da cópia, não ficou claro se o exercício não foi um incidente real. Somente quando eles começaram a receber ligações de jornalistas reais é que ficou claro que eles haviam cometido um erro. 

"Qualquer tolo inteligente pode tornar as coisas maiores, mais complexas e mais violentas. É preciso um toque de gênio – e muita coragem para se mover na direção oposta." 

Alguns exercícios tentam ser ambiciosos demais com muitos objetivos. O exercício tenta avançar com níveis de complexidade que sobrecarregam os participantes.  

Um desses exercícios em Jacarta provou esse ponto quando as equipes estavam trabalhando com uma plataforma de software específica que estava "consumindo" e exigia muito poder cerebral. O cenário incluía um problema de segurança deliberado para eles resolverem, mas ninguém parecia ser capaz de decidir parar a resposta.  

Durante o debriefing, discutimos esse ponto, mas os participantes do exercício se sentiram muito ocupados tentando concluir as tarefas contidas no software. Se este tivesse sido um evento real, poderia ter resultado na perda de vidas. 

É muito melhor se você puder limitar o número de objetivos a um nível gerenciável (ou seja, cinco) e tentar torná-los complementares, como testar a interação entre a indústria e o governo e sua resposta da mídia. 

Os exercícios virtuais trazem seus níveis de complexidade. As organizações devem ter seus processos em ordem antes de realizar um exercício virtual, pois essas plataformas virtuais podem amplificar processos ruins. 

Exercícios virtuais abrem possibilidades, mas adicionam complexidade 

Existe uma grande variedade de plataformas de comunicação em qualquer exercício virtual. Pode haver muitas plataformas, resultando em uma situação em que a carroça está levando o burro. 

Existe a plataforma central, ou seja, MS Teams ou Zoom, que são muito úteis em termos de funcionalidade. Alguns grupos erroneamente tratam essas plataformas como uma teleconferência glorificada e não aproveitam as várias funções, como as salas de discussão, anúncios em grupo e instalações de armazenamento de arquivos. 

Além da plataforma central, pode haver grupos de WhatsApp para pessoas do celular SIM, chamadas telefônicas, chamadas em conferência, rádio VHF para implantações em campo, e-mails, textos e muito mais. Tanta comunicação pode rapidamente ser esmagadora para os envolvidos. 

Uma boa TI é fundamental. A maioria das pessoas precisa de pelo menos duas telas para lidar com as várias plataformas. A qualidade do som durante as chamadas é importante - os fones de ouvido são uma vantagem e, se você perder sua conexão, precisará de um excelente assistente que possa pegar onde você deixou a qualquer momento. 

Um facilitador virtual do IMS é uma nova função essencial dentro da organização ICS ou IMS. Essa função é necessária para que eles possam executar todos os elementos de TI e tirar a pressão do chefe da seção de planejamento. Há muitos problemas que essa função precisará resolver, como pessoas que aparecem em salas de discussão onde não deveriam estar, algumas pessoas não silenciam, trazendo ruído de fundo e interrompendo as comunicações. 

Enquanto as salas de descanso são excelentes; há uma tendência para o efeito silo - a informação por osmose não funciona. Observar tudo é um desafio; o Centro de Informações é fundamental - você precisa registrar ações / cronogramas / decisões e monitorar os custos. As equipes podem esquecer essa captura de dados em um exercício virtual. 

Durante um exercício virtual, é provável que os participantes possam sofrer de fadiga de tela, pois é provável que os usuários se concentrem nessas várias telas. Pode ser mentalmente exaustivo estar constantemente em movimento. Exercícios longos são ambiciosos, por isso é essencial certificar-se de cuidar de suas equipes, fazer pausas e tomar um pouco de ar fresco entre as reuniões. 

Quando o foco se torna visão de túnel

A visão de túnel pode ser um problema durante incidentes, mas pode ser testada durante os exercícios. Em 1995, Kenneth Conley, um policial de Boston, foi condenado por perjúrio e obstrução porque estava perseguindo um suspeito e não havia notado um grupo de policiais espancando alguém, embora ele tenha passado por eles a poucos metros de distância.  

Há muito mais na história, mas o ponto crítico é que Conley jurou no tribunal que não viu a luta, então o júri decidiu que ele deveria estar mentindo. No entanto, um pesquisador chamado Chris Chabris colocou o álibi à prova e conduziu seus experimentos. Ele pediu aos voluntários que seguissem alguém correndo e contassem o número de vezes que a pessoa tocou a cabeça enquanto corria. Muitos deles não sabiam que havia uma luta encenada em plena luz do dia bem ao lado do caminho. 40% das pessoas que seguiram o corredor não viram a luta encenada, e Chris Chabris provou que era plausível que o policial Kenneth Conley tivesse sofrido cegueira por desatenção. 

Em outro exemplo de visão de túnel, alguns anos atrás, a empresa ferroviária francesa SNCF foi vítima dos desafios da tecnologia. Eles estavam executando um exercício e testando aspectos do gerenciamento de mídia. Este cenário foi um incidente de trem mortal envolvendo a trágica perda de vidas de muitas pessoas.  

A SNCF estava tão focada em se comunicar que eles colocaram os detalhes em seu site. Eles não perceberam que este site foi publicado e disponível ao público. Sem as palavras "exercício" em negrito ao longo da cópia, não ficou claro se o exercício não foi um incidente real. Somente quando eles começaram a receber ligações de jornalistas reais é que ficou claro que eles haviam cometido um erro. 

"Qualquer tolo inteligente pode tornar as coisas maiores, mais complexas e mais violentas. É preciso um toque de gênio – e muita coragem para se mover na direção oposta." 

Alguns exercícios tentam ser ambiciosos demais com muitos objetivos. O exercício tenta avançar com níveis de complexidade que sobrecarregam os participantes.  

Um desses exercícios em Jacarta provou esse ponto quando as equipes estavam trabalhando com uma plataforma de software específica que estava "consumindo" e exigia muito poder cerebral. O cenário incluía um problema de segurança deliberado para eles resolverem, mas ninguém parecia ser capaz de decidir parar a resposta.  

Durante o debriefing, discutimos esse ponto, mas os participantes do exercício se sentiram muito ocupados tentando concluir as tarefas contidas no software. Se este tivesse sido um evento real, poderia ter resultado na perda de vidas. 

É muito melhor se você puder limitar o número de objetivos a um nível gerenciável (ou seja, cinco) e tentar torná-los complementares, como testar a interação entre a indústria e o governo e sua resposta da mídia. 

Os exercícios virtuais trazem seus níveis de complexidade. As organizações devem ter seus processos em ordem antes de realizar um exercício virtual, pois essas plataformas virtuais podem amplificar processos ruins. 

Exercícios virtuais abrem possibilidades, mas adicionam complexidade 

Existe uma grande variedade de plataformas de comunicação em qualquer exercício virtual. Pode haver muitas plataformas, resultando em uma situação em que a carroça está levando o burro. 

Existe a plataforma central, ou seja, MS Teams ou Zoom, que são muito úteis em termos de funcionalidade. Alguns grupos erroneamente tratam essas plataformas como uma teleconferência glorificada e não aproveitam as várias funções, como as salas de discussão, anúncios em grupo e instalações de armazenamento de arquivos. 

Além da plataforma central, pode haver grupos de WhatsApp para pessoas do celular SIM, chamadas telefônicas, chamadas em conferência, rádio VHF para implantações em campo, e-mails, textos e muito mais. Tanta comunicação pode rapidamente ser esmagadora para os envolvidos. 

Uma boa TI é fundamental. A maioria das pessoas precisa de pelo menos duas telas para lidar com as várias plataformas. A qualidade do som durante as chamadas é importante - os fones de ouvido são uma vantagem e, se você perder sua conexão, precisará de um excelente assistente que possa pegar onde você deixou a qualquer momento. 

Um facilitador virtual do IMS é uma nova função essencial dentro da organização ICS ou IMS. Essa função é necessária para que eles possam executar todos os elementos de TI e tirar a pressão do chefe da seção de planejamento. Há muitos problemas que essa função precisará resolver, como pessoas que aparecem em salas de discussão onde não deveriam estar, algumas pessoas não silenciam, trazendo ruído de fundo e interrompendo as comunicações. 

Enquanto as salas de descanso são excelentes; há uma tendência para o efeito silo - a informação por osmose não funciona. Observar tudo é um desafio; o Centro de Informações é fundamental - você precisa registrar ações / cronogramas / decisões e monitorar os custos. As equipes podem esquecer essa captura de dados em um exercício virtual. 

Durante um exercício virtual, é provável que os participantes possam sofrer de fadiga de tela, pois é provável que os usuários se concentrem nessas várias telas. Pode ser mentalmente exaustivo estar constantemente em movimento. Exercícios longos são ambiciosos, por isso é essencial certificar-se de cuidar de suas equipes, fazer pausas e tomar um pouco de ar fresco entre as reuniões. 

Entrando em um exercício, talvez devêssemos nos perguntar "estamos nos exercitando para impressionar, como foi relatado sobre os militares russos, ou nos exercitamos para aprender?"  

Os exercícios são tão próximos da coisa real quanto possível e são um componente vital na caixa de ferramentas de preparação para garantir que o sistema seja testado para que as lacunas possam ser expostas e melhoradas. Existem vários estilos de exercícios que podem ser empregados para atender às necessidades da organização, e ser claro sobre os objetivos é fundamental. É importante usar cenários realistas e pessoas experientes para impulsionar o exercício usando telefonemas, e-mails e outras entradas relevantes realistas, pode ser uma oportunidade desperdiçada se pensamentos, ideias e conhecimentos não forem esticados e testados em tempos de paz.  

Em nossa experiência, os exercícios sempre geram aprendizados, que se acionados servirão para melhorar a preparação e, assim, mitigar o número de desafios que um incidente real trará, é importante considerar a cada exercício subsequente como a equipe pode ser esticada e descobrir alguns dos desconhecimentos que existem em cada organização. O ponto importante a lembrar é não tornar os exercícios excessivamente complexos, mas se ater à realidade, ou seja, se você usaria o MS Teams durante um incidente, teste esse sistema durante um exercício e não tenha medo de desafiar pensamentos e status quo se o exercício revelar que há uma maneira melhor de fazê-lo!