Equipes de gerenciamento de incidentes virtuais na resposta a derramamentos de óleo na Austrália
Até agora, a maioria de nós está navegando com sucesso em reuniões remotas, workshops e treinamentos em uma variedade de plataformas ... mas esses sistemas poderiam ser intensificados para lidar com a infinidade de interações rápidas e complexas envolvidas na resposta a incidentes?
As equipes virtuais – aquelas compostas por pessoas em diferentes locais físicos – passaram de um modelo de negócios econômico para uma necessidade impulsionada pela pandemia. Nas últimas oito semanas, a OSRL conduziu e participou de vários exercícios de derramamento de óleo para testar IMTs virtuais. Os aprendizados desses exercícios são aplicados aqui ao contexto australiano. Os pontos-chave discutidos abaixo incluem ligações com pessoal interestadual e regional e a exigência de pessoal adicional.
A Austrália há muito tempo luta com a necessidade de manter uma capacidade de resposta adequada, equilibrada por um imenso litoral e um risco relativamente baixo de derramamentos. Os modelos de resposta geralmente dependem de acordos cooperativos para o pessoal, onde a ajuda mútua é fornecida por meio de grupos como a Equipe Nacional de Resposta e os Grupos Centrais da Indústria. Os IMTs virtuais aumentam o escopo para a cooperação entre agências, pois o pessoal de diversas localizações geográficas poderia fornecer assistência sem a necessidade de viagens, compromissos em tempo integral ou Centros de Controle de Incidentes superdimensionados. As funções que se beneficiam particularmente dos arranjos virtuais incluem socorristas experientes, que podem acompanhar e fornecer treinamento para as principais funções do IMT, e especialistas no assunto para aconselhamento técnico direcionado. Vinte e quatro horas de operações poderiam ser assumidas por pessoal em diferentes fusos horários.
Os acordos de trabalho virtuais poderiam servir para reforçar as ligações entre o Centro de Controlo de Incidentes e a Base Operacional Avançada. Os trabalhadores remotos relatam que gostam de estar em "pé de igualdade" com seus colegas urbanos em equipes virtuais. Uma competência universal no trabalho remoto pode permitir que os IMTs virtuais envolvam melhor o pessoal no local no processo de Planejamento de Ação de Incidentes.
Dado que os IMTs tradicionais para respostas australianas são frequentemente estabelecidos distantes do local do derramamento, é um desafio dar ao conhecimento local a ênfase que ele merece. Os IMTs virtuais criam uma plataforma melhor para envolver o pessoal regional, incluindo agências governamentais locais, empreiteiros locais e grupos indígenas. Isso pode melhorar a capacidade de um IMT de lidar com os desafios únicos e práticos em partes remotas da Austrália, como marés, fauna marinha perigosa e acesso.
Além de obter acesso a respondentes com habilidades e conhecimentos específicos, os IMTs virtuais podem exigir um número maior de pessoal para garantir que a equipe funcione de forma eficaz e as limitações da tecnologia da informação (TI) sejam mitigadas.
Durante os exercícios virtuais de TMI, os participantes relataram dificuldades em manter sua consciência situacional. Manter a consciência situacional em IMTs virtuais provavelmente será uma atividade mais demorada, exigindo briefings mais frequentes e detalhados e mais tempo alocado para atualizar e verificar exibições on-line, potencialmente reduzindo a produtividade da equipe.
Os fatores de TI em um ambiente de trabalho virtual são difíceis de controlar, pois alguns problemas de TI estão relacionados à conectividade de telecomunicações locais e ao acesso à energia além do controle da agência de resposta. Dada a maior probabilidade de desafios informáticos nos IMT virtuais, serão necessárias disposições adicionais. Por exemplo, o pessoal adjunto deve ser nomeado e preparado para dar briefings e tomar decisões, caso a pessoa principal não possa "discar".
É provável que a plataforma de software IMT virtual escolhida por uma organização seja personalizada para permitir comunicações dentro de equipes predefinidas, como Planejamento, Operações e Logística. Embora isso facilite bons fluxos de informações dentro das equipes, os participantes do exercício relataram fluxos de informações inadequados entre as equipes. O uso de oficiais de ligação designados que vagam de equipe para equipe teve algum sucesso em mitigar esse problema e restaurar um efeito de "feijão de geleia", onde as informações fluem constantemente entre as equipes.
Também foi observado pelos participantes do exercício que o tempo e a qualidade dos documentos de vários autores foram muito melhorados quando os "Oficiais de Documentação" dedicados coordenaram o processo, cruzando os limites da "equipe" para entrar em contato com os autores, verificar revisões e direcionar prazos.
Se os IMTs virtuais exigirem maior pessoal, isso impulsionará ainda mais a provisão de pessoal além de uma agência ou localização geográfica. Como resultado, os respondentes precisarão de um nível de competência em todas as plataformas comuns de software de equipe virtual, pois nenhuma plataforma única atenderá a todas as organizações.
Essas descobertas mostram algumas oportunidades e desafios que provavelmente serão enfrentados pelos IMTs virtuais. Duas maneiras principais de identificar e mitigar desafios são:
- incorporar sistemas ou processos virtuais de TMI nas tarefas diárias; e
- para testar sistemas e processos virtuais de IMT em exercícios baseados em cenários.
Semelhante aos TMI tradicionais, a eficácia do TMI virtual melhorará através da familiarização e da melhoria contínua. Embora os IMTs virtuais venham com desafios técnicos e interpessoais significativos, mas podem ser inevitáveis, a preparação é essencial.
Embora as restrições da Covid-19 estejam atualmente relaxando, ainda podemos transferir aprendizados em torno de IMTs virtuais para um modelo australiano aprimorado. Pode ser que o TMI mais eficaz para o contexto australiano seja um híbrido de arranjos tradicionais e virtuais.
A OSRL continua a trabalhar neste espaço, por isso procure um Adendo ao nosso Manual de Gestão de Incidentes para refletir os aprendizados sobre a criação de um IMT virtual.
